Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc eDocman Lite v.3.5
Tổng quan
Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc Phiên bản eDocman Lite Solution dùng để quản lý các văn bản tài liệu điện tử và quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lý văn bản tài liệu bằng Hồ sơ công việc trong Doanh nghiệp.
Phiên bản eDocman Lite được sản xuất để phục vụ cho các doanh nghiệp hoặc các tổ chức vừa và nhỏ. Là một nền tảng để xây dựng nên tập hợp các công cụ hỗ trợ quản lý và tự động hóa văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp.
Mô hình chức năng
Mô hình cài đặt
YÊU CẦU HỆ THỐNG
Yêu cầu về phần cứng
- Máy trạm (Employee Workstations): Là máy trạm của các chuyên viên (máy tính cá nhân) để có thể thực hiện xử lý các công việc.
- Máy chủ (Server): Là máy tính dùng để cài đặt hệ thống và các thành phần ứng dụng cơ bản để có thể vận hành được hệ thống.
- Các thiết bị hỗ trợ khác:
- Scanner: Thiết bị quét ảnh, tài liệu dạng văn bản (hard copy), dùng để chuyển đổi các văn bản, tài liệu, ảnh, … thành tài liệu dạng số hóa để có thể lưu trữ trong hệ thống.
- Printer: Thiết bị dùng để in các văn bản dạng số hóa thành các văn bản, tài liệu dạng hard copy (không bắt buộc).
Yêu cầu về phần mềm
- Máy trạm: Hệ điều hành Microsoft Windows XP hoặc cao hơn. Trình duyệt IE 5.5 hoặc cao hơn, dùng để các máy trạm có thể làm việc, thao tác với dữ liệu thông qua mạng LAN, Internet, Leased Phone Line. Các ứng dụng văn phòng khác như Microsoft Office 97 hoặc cao hơn (không bắt buộc) dùng để thao tác với các dữ liệu dạng văn bản đã được số hóa.
- Máy chủ:Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 hoặc cao hơn (Microsoft Windows 2000 Advance Server, Microsoft Windows 2003 Advance Server). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) Microsoft SQL Server 2000 hoặc Microsoft SQL Server 2003 dùng để lưu trữ, quản trị các thông tin dữ liệu của toàn hệ thống. Web server là Microsoft Internet Information Server (IIS) hoặc Microsoft Personal Web Server dùng để vận hành các ứng dụng Web, trao đổi các trang web, các scripts, các file, … với các máy trạm thông qua HTTP.
- Tường lửa (FireWall), có thể dùng bất kỳ ứng dụng FireWall nào, dùng để bảo vệ mạng nội bộ hay máy tính cá nhân khỏi sự xâm nhập trái phép khi gia nhập Internet.
- Trình quét virus (Anti Virus), có thể dùng bất kỳ các ứng dụng Anti virus nào đang có, khuyến nghị nên dùng Norton Anti Virus Corporate 7.6 hoặc cao hơn.
Yêu cầu về truyền thông
Mạng (Network): Local Area Network (LAN): Là hệ thống được thiết kế để có thể liên kết các máy trạm với nhau hoặc các máy trạm với máy chủ.
Tính năng
Quản lý văn bản đến
Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân chuyển xử lý văn bản đến của Cơ quan
Nhập văn bản đến:
- Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ; Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệ thống ;
- Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập.
Cho ý kiến chỉ đạo và phân phối VB đến:
- Hiển thị danh sách VB đến đã vào sổ chờ phân xử lý ; cập nhật thông tin phân xử lý VB và chuyển VB đến các vai trò phân VB
- Hiển thị danh sách VB đến chờ cho ý kiến chỉ đạo và phân xử lý ; cập nhật thông tin chỉ đạo xử lý, hạn xử lý và phân VB đến các đơn vị xử lý, có thể chuyển một hoặc nhiều đơn vị xử lý có đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý
Theo dõi tình hình xử lý văn bản đến:
- Hiển thị màn hình đồ họa theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: văn bản đã được chuyển qua những ai, ai đang xử lý văn bản, ai chưa xử lý văn bản.
Xử lý văn bản đến:
- Hiển thị danh sách VB đến phải xử lý của người dùng ; Hiển thị các thông tin VB đến
- Mở Hồ sơ công việc để tập hợp các văn bản tài liệu liên quan đến việc xử lý văn bản; cập nhật các thông tin trao đổi, góp ý, xử lý của các đơn vị/ cá nhân tham gia xử lý văn bản đến; cập nhật kết quả xử lý văn bản đến
Thu hồi VB đến:
- Khi người phân văn bản cần thu hồi VB đã chuyển mà không đúng địa chỉ cần chuyển hoặc VB không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị được phân xử lý có thể thực hiện việc thu hồi VB để tiến hành phân phối lại
Quản lý văn bản đi
Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan.
- Quản lý việc phát hành VB đi – gồm các chức năng sau:
- Cập số văn bản và phát hành văn bản đi
- Hiển thị danh sách các văn bản chờ cấp số; chuyển các văn bản chờ cấp số vào sổ văn bản đi, cập nhật các thông tin còn thiếu; tích hợp với máy quét (scanner) để quét nguyên bản bản gốc có dấu và chữ ký của văn bản đi vào hệ thống.
- Phát hành văn bản đi cho các đơn vị liên quan trong cơ quan theo địa chỉ nới gửi (nếu có) để cùng phối hợp thực hiện.
Quản lý Hồ sơ công việc
Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc
- Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa HSCV: HSCV sẽ được tạo mới khi có nhu cầu xử lý một công việc thông qua HSCV. Những người tham gia xử lý sẽ trao đổi thông tin, ý kiến qua HSCV và kết quả sẽ được cập nhật vào hồ sơ.
- Chuyển HSCV đến các cá nhân và đơn vị liên quan : Thực hiện việc phân quyền HSCV để các cá nhân và đơn vị liên quan Nhập các VB liên quan, các thông tin trao đổi góp ý giải quyết công việc. Hiển thị danh sách các HSCV được phân quyền của người dùng
- Nhập các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV : Trong quá trình xử lý công việc những người tham gia sẽ gắn các văn bản liên quan hoặc có thể bỏ các văn bản không cần thiết khỏi HSCV (Liên kết/bỏ liên kết các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV)
- Nhập kết quả giải quyết công việc, kết thúc HSCV
Quản lý văn bản dùng chung
Mục đích : Quản lý những tài liệu nội bộ và các biểu mẫu áp dụng trong tổ chức thường hay được sử dụng.
- Quản lý tài liệu nội bộ
- Quản lý tài liệu nội bộ cấp công ty
- Quản lý tài liệu nội bộ cấp phòng ban
Khai thác thông tin
Mục đích: Khai thác các thông tin được quản lý trong hệ thống
- Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, Các văn bản trong kho dùng chung, HSCV)
- Theo các tiêu thức (Theo thể loại, Theo nơi gửi/nhận, Theo cấp cơ quan, Theo mức độ quan trọng, ...)
- Theo thời gian (Theo năm, tháng)
- Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình) theo tình trạng xử lý :
- Đang xử lý
- Đang phải theo dõi
- Đã hoàn thành
- Tìm kiếm văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, HSCV)
- Theo các trường thông tin quản lý của văn bản tài liệu
- Tìm kiếm toàn văn đối với những văn bản, tài liệu có nội dung là file điện tử đính kém (Không kể file ảnh)
- Lập và in sổ văn bản đến/ đi/nội bộ/ tờ trình/ phiếu giao việc
- Theo số văn bản
- Theo thời gian nhận, gửi văn bản
- Thống kê VB đến, Phiếu giao việc theo tình trạng xử lý
- Theo đơn vị/ cá nhân xử lý
- Theo tình trạng xử lý văn bản
Quản lý ủy quyền
Mục đích: Quản lý việc trao quyền xử lý văn bản tài liệu theo quy trình xử lý văn bản tài liệu đã được định nghĩa cho người dùng khác theo một nguyên tắc ủy quyền sau:
- Chỉ có Lãnh đạo mới có quyền ủy quyền (Cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó)
- Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác
- Tạo mới ủy quyền
- Chỉnh sửa thông tin ủy quyền, gia hạn ủy quyền, thu hồi ủy quyền
- Xóa ủy quyền
- In giấy ủy quyền theo mẫu định sẵn
- Xem báo cáo lịch sử ủy quyền của cá nhân đã tạo
Quản trị danh mục
Quản trị danh mục gồm các chức năng sau:
- Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xoá các danh mục
- Phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục: Quản trị hệ thống phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục cho Văn thư thực hiện.
Quản trị người sử dụng
- Quản trị người sử dùng
- Quản trị vai trò
- Quản trị phòng ban
Quản trị hệ thống
- Kiểm soát sự truy cập của NSD
- Sao lưu dữ liệu định kỳ
- Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu
- Lập các báo cáo vận hành hệ thống
Dùng thử
Dùng thử sản phẩm eDocman Lite v3.5 tại đây
Link demo: http://cmcsoft.vn/edocman
User: vanthu
Pass:
Vui lòng gọi 0912 60 80 99 để được trợ giúp !
Bookmark with:
