eDocman One – Phần mềm quản lý hành chính theo cơ chế một cửa
Tổng quan
eDocman One là giải pháp Một cửa điện tử do Trung tâm quản trị nội dung CM- Công ty CMCSoft nghiên cứu, xây dựng và phát triển. Giải pháp eDocman One được xây dựng để dành riêng cho khối các cơ quan Cấp Tỉnh, Thành phố, khối các cơ quan cấp Sở, Huyện/ Quận, và khối các cơ quan khối Phường/ Xã trong việc triển khai hành chính một cửa, một cửa liên thông tại các đơn vị mình quản lý.
eDocman One thực hiện số hóa quy trình thủ tục hành chính trên cơ sở hệ thống quy ước mã số chuẩn CQHC (quy chế hành chính), TTHC (thủ tục hành chính) và HSHC (hồ sơ hành chính), tạo lập CSDL hành chính thống nhất.
eDocman One cho phép hỗ trợ sử dụng Cổng giao tiếp điện tử (CMC.Portal 2.0) vừa làm trung tâm cung cấp thông tin, đăng ký trực tuyến vừa là công cụ tra cứu/thống kê cho công dân/tổ chức, chuyên viên hành chính và lãnh đạo các cấp. Giải pháp tạo ra môi trường cộng tác chia sẻ và tạo tiền đề tiến tới xây dựng chính quyền điện tử hòan thiện, qua đó công dân, doanh nghiệp có thể biết được trạng thái hồ sơ và các văn bản pháp lý có liên quan mọi lúc, mọi nơi thông qua kết nối Internet, Mobile và đáp ứng kịp thời các yêu cầu hoàn thiện hồ sơ.
eDocman One xây dựng và triển khai Phần mềm hỗ trợ hoạt động tiếp nhận và xử lý hồ sơ của chuyên viên hành chính, trước hết là hoạt động tác nghiệp tại Bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả”.
eDocman One áp dụng công nghệ đồng bộ dữ liệu hồ sơ hành chính giữa các Bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả” với CSDL Trung tâm để có thể tra cứu thông tin hồ sơ qua Cổng giao tiếp điện tử hoặc phần mềm tác nghiệp đã được đồng bộ dữ liệu.
Giải pháp Một cửa điện tử – eDocman One 2.0 là giải pháp tin học hóa các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông với mục đích:
- Thống nhất và công khai hóa quy trình thủ tục hành chính theo cơ chế hành chính “một cửa, một cửa liên thông”, cung cấp thông tin trạng thái giải quyết hồ sơ hành chính tại từng giai đoạn xử lý cho người dân.
- Trao đổi thông tin xử lý hồ sơ giữa các cơ quan thụ lý với Trung tâm tích hợp dữ liệu trên phạm vi lãnh thổ.
- Thống kê thời gian thực các giao dịch hành chính, hỗ trợ hoạt động giám sát - điều hành - hoạch định cho các cấp lãnh đạo.
- Tạo môi trường hành chính cộng tác, mở rộng các kênh giao tiếp giữa công dân – chuyên viên hành chính – lãnh đạo các cấp. Khai thông kênh thông tin hai chiều giữa chínhquyền với doanh nghiệp và công dân
Ưu điểm nổi bật
- Giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ và các thủ tục hành chình
- Nâng cao hiệu quả của chính quyền trong việc cung cấp dịch vụ công
- Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp, nâng cao khả năng giám sát, theo dõi quy trình giải quyết thủ tục hành chính
- Hỗ trợ trao đổi thông tin trực tuyến trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ, chuyên viên
- Phân tích đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân và phòng ban trong đơn vị
- Là kho thông tin đầy đủ và phong phú nhất về thủ tục hành chính và các văn bản liên quan
- Công khai hóa và minh bạch hóa các thủ tục hành chính, hướng dẫn chi tiết cho tổ chức, công dân có thể nhanh chóng tìm kiếm được thông tin quan tâm.
- Khai thông kênh thông tin hai chiều giữa chínhquyền với doanh nghiệp và công dân
- Công dân có thể khai thác thông tin về thủ tục hành chính và tình trạng hồ sơ qua Website hoặc thông qua hệ thống trả lời tự động qua điện thoại hay tin nhắn SMS
- Quy trình giải quyết thủ tục hành chính được định nghĩa động nên có thể tin học hóa mọi thủ tục hành chính
Tính năng nổi bật
- Xây dựng trên nền công nghệ- kỹ thuật tiên tiến, hiện đại, đảm bảo khả năng tương thích lâu dài
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Hỗ trợ điều hành tác nghiệp: theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình hoạt động của Trung tâm giao dịch một cửa
- An toàn dữ liệu: cho phép sao lưu và phục hồi dữ liệu
- Bảo mật dữ liệu: hệ thống phân quyền truy cập chi tiết đến từng chức năng nghiệp vụ và ức độ can thiệp đến dữ liệu
- Thích ứng với mọi tình huống thay đổi khi Nhà nước điều chỉnh các thủ tục hành chính
Lợi ích mang lại
Đối với người dân
• Không cần đến cơ quan hành chính vẫn có thể nộp hồ sơ, xem tình trạng hồ sơ
• Tiếp cận thông tin về các thủ tục qua internet 24 giờ /7 ngày
Đối với chính phủ, cơ quan chính quyền.
• Cải thiện được chất lượng thông tin và cung cấp thông tin;
• Giảm thời gian xử lý;
• Giảm vướng mắc hành chính;
• Giảm chi phí;
• Cải thiện mức độ dịch vụ;
• Tăng hiệu quả;
• Tăng sự thỏa mãn của người dân đáp ứng yêu cầu ngày càng cao;
• Tăng khả năng ứng dụng CNTT vào quản lý.
Tính năng
Quản lý thủ tục hành chính
- Định nghĩ qui trình (workflow) thụ lý hồ sơ cho từng thủ tục hành chính(từng loại hồ sơ) tại từng đơn vị.
- Tra cứu, thống kê, hiển thị cập nhật thông tin các thủ tục hành chính do cơ quan có thẩm quyền ban hành của từng đơn vị. Phục vụ cho công tác quản lý chuyên môn và cung cấp thông tin các thủ tục hành chính lên cổng thông tin của tỉnh để người dân tra cứu.
- Tra cứu, thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin các thủ tục hành chính được sử dụng tại bộ phận một cửa của từng đơn vị.
- Thiết lập các cấu trúc, hồ sơ, biểu mẫu, sổ nhật ký cho từng thủ tục hành chính (từng loại hồ sơ) cụ thể.
- Thảo luận nội bộ.
- Liên kết các sở ngành.
- Lịch trình công việc…
Quản lý hồ sơ hành chính
* Tiếp nhận hồ sơ hành chính (phục vụ cán bộ một cửa)
- Đánh dấu nhận hồ sơ hành chính trong trường hợp người dân nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của tỉnh.
- Hướng dẫn thủ tục hành chính, yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ online trong trường hợp người dân nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của tỉnh.
- Thực hiện cập nhật thông tin hồ sơ hành chính trong trường hợp người dân nộp hồ sơ trực tiếp từ bộ phận một cửa.
- Hiển thị danh sách các hồ sơ theo các trạng thái: đã thụ lý, đang thụ lý, chưa thụ lý, trễ hạn…
- In phiếu hẹn cho công dân.
- Đánh dấu chuyển hồ sơ sang bộ phận chức năng
- Theo dõi kết quả, trạng thái thụ lý hồ sơ.
- Thực hiện chức năng theo dõi, tra cứu, báo cáo, thống kê (chi tiết ở phần 5 của mục này).
* Thụ lý hồ sơ (tại bộ phận chuyên môn)
- Đánh dấu nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa hoặc từ bộ phận chức năng khác chuyển đến.
- Hiển thị danh sách các hồ sơ theo các trạng thái: đã thụ lý, đang thụ lý, chưa thụ lý, trễ hạn…
- Đánh dấu chuyển hồ sơ sang bộ phận chức năng khác.
- Theo dõi kết quả, trạng thái thụ lý hồ sơ.
- Đánh dấu. ghi nhận kết quả và chuyển trả hồ sơ cho bộ phận một cửa
- In phiếu tiếp nhận, phiếu theo dõi thụ lý hồ sơ khi cần thiết.
- Tra cứu thông tin từ các sở ban ngành khác, các phòng ban Huyện, thị… phục vụ cho công tác thụ lý hồ sơ.
- Thực hiện chức năng theo dõi, tra cứu, báo cáo, thống kê (chi tiết ở phần 5 của mục này).
- Cập nhật các qui trình, thủ tục mới, thủ tục được điều chỉnh vào hệ thống đồng thời hệ thống tự động cập nhật các qui trình, thủ tục này lên Cổng thông tin điện tử của tỉnh để người dân tra cứu.
* Kết thúc hoàn trả hồ sơ (phục vụ cán bộ một cửa)
- Hiển thị danh sách hồ sơ ở trạng thái hoàn trả.
- Thực hiện đánh dấu kết thúc và hoàn trả hồ sơ thủ tục hành chính cho công dân.
- Thực hiện tra cứu hồ sơ hoàn trả theo các điều kiện.
Quản lý danh mục
- Tra cứu thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin danh sách các cơ quan hành chính trong tỉnh.
- Tra cứu thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin danh sách các phòng ban tại từng đơn vị.
- Tra cứu thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin danh sách các quận, huyện, phường, xã trong toàn tỉnh.
- Tra cứu thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin danh sách các loại văn bản pháp lý tại từng đơn vị.
- Tra cứu thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin danh sách các loại biểu mẫu, báo cáo sổ nhật ký.
- Tra cứu thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin một số loại danh mục khác phát sinh trong quá trình khảo sát và triển khai.
Quản trị hệ thống
- Thiết lập môi trường (cấu hình) cho hệ thống.
- Tra cứu, thống kê, hiển thị và cập nhật danh sách cán bộ công nhân viên (thành viên) tại các bộ phận, phòng ban của từng đơn vị, bao gồm các chức năng thiết lập mật khẩu, thiết lập chức năng, phân quyền xử lý thủ tục hành chính.
- Tra cứu, thống kê, hiển thị, cập nhật thông tin và thiết lập các vai trò cho từng bộ phận chức năng tại từng đơn vị.
- Theo dõi nhật ký sử dụng hệ thống của từng thành viên tham gia khai thác tại từng bộ phận chức năng của từng đơn vị.
Báo cáo thống kê
- Tra cứu, thống kê, báo cáo danh sách các hồ sơ trễ hạn theo loại hồ sơ, theo thời gian (ngày, tuần, thang, quý, năm…), theo địa đểm (huyện, thị, phường, xã…)
- Tra cứu, thống kê, báo cáo danh sách các hồ sơ đã thụ lý theo loại hồ sơ, theo thời gian (ngày, tuần, thang, quý, năm…), theo địa đểm (huyện, thị, phường, xã…).
- Tra cứu, thống kê, báo cáo danh sách các hồ sơ đang thụ lý theo loại hồ sơ, theo thời gian (ngày, tuần, thang, quý, năm…), theo địa đểm (huyện, thị, phường, xã…).
- Tra cứu, thống kê, báo cáo danh sách các hồ sơ chưa thụ lý nhưng không trễ hạn theo loại hồ sơ, theo thời gian (ngày, tuần, thang, quý, năm…), theo địa đểm (huyện, thị, phường, xã…)
Cung cấp thông tin lên cổng thông tin điện tử
- Thực hiện cập nhật thông tin về qui trình, các thủ tục hành chính, các trạng thái thụ lý hồ sơ lên cổng thông tin điện tử của tỉnh để phục vụ công dân thực hiện tra cứu trực tuyến, theo dõi tình hình thụ lý hồ sơ.
- Thực hiện cập nhật thông tin về các hồ sơ đăng ký mới do người dân đăng ký trực tuyếtừ cổng thông tin điện tử của tỉnh vào hệ thống một cửa.
Bookmark with:
